Zapytanie ofertowe – audyt

Projekt pod nazwą „PROFESJONALIZACJA DZIAŁAŃ KLUBÓW AMAZONEK”

Współfinansowany przez PFRON

Poznań, dnia 23 listopada 2020 r.

Zapytanie ofertowe

Przedmiot: „Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektu finansowanego w części ze środków PFRON w ramach ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych”.

Zamawiający:

Federacja Stowarzyszeń „Amazonki”

ul.  Piastowska 38

61-556 Poznań

Tel. 61 8333 665

NIP: 783-15-57-140

Regon: 634240041

Adres strony internetowej: www.amazonkifederacja.pl

Email: amazonki@amazonki.poznan.pl

Status organizacji pożytku publicznego: TAK

Zamawiający nie jest płatnikiem VAT

  1. Opis przedmiotu zamówienia

Przedmiotem zamówienia jest:

Usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego zadania publicznego.:

„PROFESJONALIZACJA DZIAŁAŃ KLUBÓW AMAZONEK”

Numer umowy o dofinansowanie: ZZO/000288/15/D  z dnia 4 maja 2020 r.

Okres całkowity realizacji projektu: od 1 marca 2020 r. do 31 grudnia 2020 r.

Okres podlegający audytowi: od 1 marca 2020 r. do 31 grudnia 2020 r.

Koszt projektu w części podlegającej audytowi:  247.680,00 zł, w tym ze środków PFRON: 197.000,00 zł.

Wartość kosztów kwalifikowanych projektu w części podlegającej audytowi: 247 680,00 zł.

  1. Wprowadzenie

1.  Do postępowania nie stosuje się przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień Publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113 poz. 759 z późn. zm.) zwaną dalej „ustawą”.

2.  Postępowanie o wartości szacunkowej poniżej 14 000 euro.

3.  Postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

4.  Zapytanie prowadzone jest w ramach Projektu „Profesjonalizacja działań klubów Amazonek” współfinansowanego przez PFRON.

III.  Cel audytu

Celem audytu zewnętrznego jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że koszty poniesione w ramach realizacji zadania/projektu są kwalifikowalne, a zadanie/projekt jest realizowany zgodnie z przepisami prawa, z wnioskiem i umową oraz wydanie opinii w tym zakresie.

IV. Zakres audytu zewnętrznego.

  1. Audytor dokonuje oceny dokumentów finansowych i rzeczowych w odniesieniu do działań zrealizowanych przez Zamawiającego. Ocenie audytora podlega zgodność realizacji zadania/projektu z jego założeniami określonymi we wniosku oraz w umowie. Podczas audytu badana jest wiarygodność danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Zamawiającego dokumentach związanych z realizowanym zadaniem/projektem.
  2. W ramach audytu badane jest w szczególności czy:
  3. księgi rachunkowe – w części dotyczącej ewidencji zdarzeń gospodarczych związanych z realizacją zadania/projektu,
  4. dowody księgowe, stanowiące podstawę dokonania zapisów w księgach rachunkowych,
  5. zestawienia sporządzone na podstawie dokumentów potwierdzających poniesienie kosztów (faktur VAT i/lub innych dokumentów o równoważnej wartości dowodowej) przedkładane przez Zamawiającego do rozliczenia przyznanego dofinansowania,

są zgodne ze stanem rzeczywistym realizacji zadania/projektu (w tym czy prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiają sytuację finansową i majątkową zadania/projektu, według stanu na dzień sporządzenia ww. dokumentów) a także czy odpowiadają wymogom zawartym w umowie.

  • Audyt obejmuje w szczególności:
  • weryfikację kwalifikowalności poniesionych kosztów i sposobu ich dokumentowania, w tym m.in.:
  • weryfikację, na podstawie reprezentatywnej próby, oryginałów dowodów księgowych dokumentujących zdarzenia dotyczące realizacji zadania/projektu (w okresie objętym audytem), w tym weryfikację opisu dowodów księgowych (klauzul), zgodnie z warunkami umowy; dobór próby powinien być oparty na metodach statystycznych,
  • ocenę prawidłowości i wiarygodności poniesionych kosztów (w tym m.in. czy zostały faktycznie poniesione, czy są zasadne i oszczędne, czy są związane z realizacją zadania/projektu, czy zostały poniesione w terminie realizacji zadania/projektu),
  • sprawdzenie wniesienia przez Zamawiającego wkładu własnego, zgodnie z warunkami wskazanymi w umowie,
  • kontrolę zgodności prowadzenia rachunkowości z przepisami ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, z późn. zm.), w części dotyczącej audytowanego zadania/projektu,
  • sprawdzenie, czy prowadzona jest wyodrębniona ewidencja księgowa w zakresie zdarzeń dotyczących realizacji zadania/projektu, zgodnie z zasadami wskazanymi w umowie,
  • sprawdzenie statusu podatkowego Zamawiającego (w szczególności w zakresie podatku VAT),
  • weryfikację zgodności danych przekazywanych w sprawozdaniu z realizacji zadania/projektu w części dotyczącej postępu rzeczowego oraz postępu finansowego z dokumentacją dotyczącą realizacji zadania/projektu,
  • weryfikację sposobu pozyskiwania i przechowywania oraz przetwarzania danych o uczestnikach zadania/projektu, zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101, poz. 926, z późn. zm.),
  • weryfikację sposobu monitorowania zadania/projektu przez Zamawiającego (osiągania celu zadania/projektu), dotrzymanie harmonogramu realizacji działań w zadaniu/projekcie,
  • o ile dotyczy to Zamawiającego – ocenę poprawności udzielania zamówień publicznych obejmującą w szczególności sprawdzenie, czy Zamawiający prawidłowo stosuje ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.). W przypadku gdy Zamawiający nie będzie zobligowany do stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych, audyt powinien obejmować prawidłowość zakupu dostaw i usług pod względem gospodarności.
  • weryfikację sposobu realizacji działań promocyjnych, zgodnie z warunkami umowy,
  • weryfikację sposobu prowadzenia i archiwizowania dokumentacji zadania/projektu,
  • sprawdzenie, czy Zamawiający wdrożył zalecenia po przeprowadzonych kontrolach oraz usunął uchybienia, jeśli takie zostały wykryte.
  • Audyt zewnętrzny powinien zostać przeprowadzony zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Praktyki Zawodowej Audytu Wewnętrznego, stanowiącymi załącznik do Komunikatu Nr 4 Ministra Finansów z dnia 20 maja 2011 r. w sprawie standardów audytu wewnętrznego dla jednostek sektora finansów publicznych (Dz. Urz. MF z 2011 r. Nr 5, poz. 23).
  • Przygotowana analiza/audyt winna zostać przekazana Zamawiającemu w wersji pisemnej w dwóch egzemplarzach i w wersji elektronicznej na płycie CD w wersji Word i PDF.

V. Wymagania dotyczące oferenta

  1. Oferent powinien wykazać się niezbędnym doświadczeniem w zakresie prowadzenia audytu oraz dysponowaniem osobami o odpowiednich kwalifikacjach i doświadczeniu w zakresie przeprowadzania audytu.
  2. Przez podmioty o niezbędnym doświadczeniu należy rozumieć podmioty:
    1. dysponujące osobami o udokumentowanych kwalifikacjach,
    1. posiadające udokumentowane doświadczenie w zakresie audytowania zadań/projektów realizowanych w ramach procedury konkursowej zadań zlecanych finansowanych ze środków publicznych (przynajmniej 3 zadania/projekty),
    1. posiadające udokumentowane doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania środków publicznych,
    1. posiadające udokumentowane doświadczenie w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego i/lub audytu wewnętrznego.
  3. Przez osoby posiadające odpowiednie kwalifikacje i doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytu należy rozumieć osoby spełniające warunki określone w art. 286 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.). W przypadku osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu zewnętrznego projektu warunki wskazane w ust. 2 pkt a)-d) stosuje się odpowiednio.
  4. Podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu zobligowany jest do złożenia:
    1. wykazu wykonanych audytów zadań lub projektów finansowanych ze środków publicznych, z podaniem źródła (podmiotu/instytucji finansującej) wraz z terminem ich wykonania,
    1. wykazu osób, które będą uczestniczyć w wykonaniu audytu wraz z informacjami na temat ich kwalifikacji zawodowych i doświadczenia,
    1. potwierdzonych za zgodność z oryginałem dokumentów potwierdzających kwalifikacje zawodowe uprawniające do przeprowadzenia zadania audytowego.
  5. Dokumenty, o których mowa w ust. 4, powinny dotyczyć zarówno kwalifikacji i doświadczenia osób, które będą bezpośrednio uczestniczyć w wykonaniu audytu, jak również podmiotu ubiegającego się o uzyskanie zlecenia na przeprowadzenie audytu. Złożenie dokumentów potwierdzających posiadanie odpowiedniego doświadczenia przez podmiot ubiegający się o przeprowadzenie audytu zewnętrznego zadania/projektu stanowi wymóg w stosunku do oferentów ubiegających się o zlecenie tej usługi.
  6. Skład zespołu przeprowadzającego audyt zewnętrzny zadania/projektu powinien być co najmniej dwuosobowy. W skład zespołu powinna wchodzić co najmniej jedna osoba posiadająca uprawnienia biegłego rewidenta.
  7. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od badanego Zamawiającego. Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli osoba lub podmiot przeprowadzający audyt zewnętrzny:
    1. posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której ma wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu,
    1. jest lub był w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
    1. osiągnął, chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
    1. w ciągu ostatnich 3 lat uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego Zamawiającego,
    1. jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
    1. jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, który następnie audytuje,
    1. z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
  8. Osoby uczestniczące w przeprowadzaniu audytu zewnętrznego powinny spełniać również wymóg bezstronności i niezależności od PFRON. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z PFRON osób wykonujących audyt zewnętrzny.
  9. Osoby przeprowadzające audyt zewnętrzny składają pisemne oświadczenie o bezstronności i niezależności. Oświadczenia stanowią załączniki do umowy podpisywanej pomiędzy Zamawiającym a wykonawcą audytu zewnętrznego. Oświadczenie, o którym mowa w niniejszym punkcie stanowi załącznik do niniejszego zapytania.
  10. Wyłączeniu podlegają podmioty, które nie będą w stanie świadczyć usługi na podstawie umowy zlecenia zakończonego wystawieniem faktury albo rachunku.

V. Wymagania dotyczące raportu

  1. Po przeprowadzeniu audytu zewnętrznego, audytor zobowiązany będzie do przygotowania raportu/sprawozdania z audytu. Zamawiający ma prawo do odniesienia się do raportu/sprawozdania.
  2. Raport/sprawozdanie z audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności następujące elementy:
    1. datę sporządzenia raportu/sprawozdania,
    1. nazwę i adres podmiotu realizującego zadanie/projekt,
    1. nazwę podmiotu przeprowadzającego audyt zewnętrzny,
    1. nazwę audytowanego zadania/projektu, numer i datę umowy, która dotyczy audytowanego zadania/projektu,
    1. całkowitą wartość zadania/projektu w tym całkowitą wartość kosztów kwalifikowalnych, kwotę dofinansowania,
    1. termin realizacji zadania/projektu oraz zwięzły opis audytowanego zadania/projektu,
    1. imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie oraz numer imiennego upoważnienia do przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
    1. termin przeprowadzenia audytu zewnętrznego,
    1. okres objęty audytem zewnętrznym,
    1. cel audytu zewnętrznego,
    1. zakres przedmiotowy audytu zewnętrznego, w tym dokumenty (rodzaj, numer, itp.), które zostały poddane badaniu,
    1. podjęte działania i zastosowane techniki audytu zewnętrznego,
    1. informacja czy badanie audytowe zostało przeprowadzone na podstawie wszystkich dokumentów, czy też na próbie dokumentów oraz informacja o sposobie doboru próby do zadania audytowego,
    1. ustalenia stanu faktycznego,
    1. wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji zadania/projektu wraz ze wskazaniem ich wagi,
    1. określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień,
    1. uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, ewentualne rekomendacje,
    1. podpisy audytorów sporządzających raport/sprawozdanie.
  3. Wszystkie strony raportu/sprawozdania z przeprowadzonego audytu powinny być ponumerowane i parafowane przez audytora zewnętrznego.
  4. Audytor jest zobowiązany dostarczyć raport również w wersji elektronicznej na płycie CD, lub przesłać go mailem na adres: iza.dolata@amazonki.poznan.pl

VI. Oferta.

Oferta winna być sporządzona w języku polskim.

W ofercie winna być podana CENA BRUTTO za przeprowadzenie audytu

VII. Opis części zamówienia – jeśli zamawiający dopuszcza składanie ofert częściowych.

Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych.

VIII. Wymagany termin realizacji.

Okres realizacji zlecenia: od 3 grudnia 2020 r. do 31 grudnia 2020 r.

Wyłoniony Oferent zobowiązany jest do podpisania umowy w terminie 5 dni od dnia wyboru oferty.

IX. Warunki Płatności.

Płatność zostanie zrealizowana przelewem na wskazany przez Wykonawcę w fakturze rachunek bankowy w terminie do 30 dni od daty otrzymania przez Zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury.

X. Kryteria oceny ofert.

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się kryterium:

K1 – Cena – maksymalnie możliwych do uzyskania 70 pkt,

K2 –  Ilość wykonanych audytów zewnętrznych w zakresie zadań/projektów realizowanych w ramach procedury konkursowej zadań zlecanych finansowanych ze środków publicznych (im większa ilość tym wyższa punktacja przy czym po wykazaniu 10 dalsze audyty nie będą uwzględniane) – maksymalnie możliwych do uzyskania 30 pkt,

Ostateczna ilość punktów (K) będzie obliczana wg następującego wzoru:

K = K1 + K2

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska największą liczbę punktów (K).

Ad. 1

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium K1- Cena:

K1 = (Cmin:C) x 70

K1 – liczba punktów uzyskana za kryterium ceny

Cmin – cena najniższa spośród ważnych ofert

C – cena badanej oferty

Cena musi być podana w wartości BRUTTO, w złotych polskich cyfrowo i słownie. W przypadku rozbieżności pomiędzy wartością wyrażoną cyfrowo, a podaną słownie, jako wartość właściwa zostanie przyjęta wartość podana słownie.

Ad. 2

Sposób przyznawania punktacji za spełnienie kryterium K2 – Ilość wykonanych audytów zewnętrznych w zakresie zadań/projektów realizowanych w ramach procedury konkursowej zadań zlecanych finansowanych ze środków publicznych:

K2 = Ilość wykonanych audytów x 3 pkt, przy czym po wykazaniu 10 dalsze audyty nie będą uwzględniane

K2 – liczba punktów uzyskana za kryterium ilości audytów, maksymalnie możliwych do uzyskania 30 pkt

Przy ocenie będzie brana pod uwagę ilość wykonanych audytów zewnętrznych w zakresie zadań/projektów realizowanych w ramach procedury konkursowej zadań zlecanych finansowanych ze środków publicznych, z podaniem źródła finansowania – nazwy podmiotu ogłaszającego konkurs.

XI. Informacje dodatkowe.

  1. Oferta winna być podpisana przez osobę (osoby) upoważnione do występowania w imieniu Wykonawcy.
  2. Zamawiający wybierze ofertę cenową odpowiadającą wszystkim wymogom przedstawionym przez niego dla prawidłowej realizacji zamówienia.
  3. W sprawach dotyczących zapytania informacji udziela biuro projektu w dni robocze od poniedziałku do piątku od godziny 10.00 do 15.00, Tel 668 359 109;
  4. Pytania dotyczące zapytania ofertowego można również kierować pisemnie na adres mailowy: iza.dolata@amazonki.poznan.pl  
  5. Ofertę, kompletną wraz z załącznikami, opatrzoną podpisami i pieczęcią Wykonawcy, należy złożyć wyłącznie w formie elektronicznej drogą mailową na adres iza.dolata@amazonki.poznan.pl, za ważne będą uznane wyłącznie oferty złożone w formancie PDF.
  6. Termin składania ofert: do dnia 30 listopada 2020 r. do godz. 23:59, decyduje data wpływu na skrzynkę mailową Federacji Stowarzyszeń „Amazonki”.
  7. Oferty złożone po terminie składania ofert podanym powyżej nie będą brane pod uwagę przy wyborze oferty najkorzystniejszej.
  8. Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert.
  9. Termin związania ofertą wynosi 10 dni od daty otwarcia ofert przez Zamawiającego.
  10. O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani poprzez upublicznienie wyniku postępowania ofertowego na stronie internetowej Federacji Stowarzyszeń „Amazonki” www.amazonkifederacja.pl .
  11. W umowie z Wykonawcą Zamawiający zastrzeże karę umowną na wypadek niewykonania lub niewłaściwego wykonania przez Wykonawcę zobowiązania w wysokości 30% wartości usługi.
  12. Wykonawca ponosi pełne ryzyko w związku z doręczeniem oferty.
  13. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty obciążają Wykonawcę.
  14. Zamawiający przewiduje możliwość kontaktu i/lub spotkania z wybranymi wykonawcami w celu uzyskania dodatkowych informacji lub przeprowadzenia negocjacji cenowych.
  15. Zamawiający zastrzega sobie prawo do:

– swobodnej weryfikacji ofert,

– unieważnienia procedury ofertowej bez podania przyczyny.

Załącznik do zapytania ofertowego:

  1. Oświadczenie o bezstronności i niezależności oferenta.
Oświadczenie o bezstronności i niezależności

Przystępując do realizacji usługi przeprowadzenia audytu zewnętrznego zadania/projektu „PROFESJONALIZACJA DZIAŁAŃ KLUBÓW AMAZONEK”realizowanego na podstawie umowy numer ZZO/000288/15/D  z dnia 4 maja 2020 r. przez Wnioskodawcę Federację Stowarzyszeń „Amazonki” z siedzibą w Poznaniu przy ulicy Piastowskiej 38, 61-556 Poznań,

ja (imię i nazwisko) ……………………………………………………………………………………………

jako osoba uczestnicząca w przeprowadzeniu audytu oświadczam, że spełniam wymóg bezstronności i niezależności, tj.:

  1. nie posiadam udziałów, akcji lub innych tytułów własności w Jednostce audytowanej lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej, w której mam wykonać usługę dotyczącą audytu zewnętrznego zadania/projektu,
  2. nie jestem i nie byłem(-am) w ciągu ostatnich 3 lat przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem Jednostki audytowanej albo jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
  3. nie osiągnąłem(-am), chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat, co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz Jednostki audytowanej, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek z nią stowarzyszonych, jednostek od niej zależnych lub współzależnych – nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
  4. w ciągu ostatnich 3 lat nie uczestniczyłem(-am) w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu zewnętrznego,
  5. nie jestem małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia i nie jestem związany(-a) z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych Jednostki audytowanej albo zatrudniającą przy prowadzeniu audytu takich osób,
  6. nie jestem i nie byłem(-am) zaangażowany(-a) w planowanie, realizację, zarządzanie zadaniem/projektem, którego dotyczy audyt,
  7. nie pozostaję w stosunku pracy lub zlecenia z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,
  8. nie mam żadnych innych powodów, które spowodowałyby, że nie spełniam warunków bezstronności i niezależności.

……………………………………………………………………………………………..

(podpis osoby uczestniczącej w przeprowadzeniu audytu)

………………………………………………………………………………………………

(data i miejsce)