Poznań, dnia 29 kwietnia 2024 r.

ZAPYTANIE OFERTOWE NA ZAKUP ZAKWATEROWANIA I WYŻYWIENIA PODCZAS PLENERÓW ARTYSTYCZNYCH

Nr 1/Artystyst./PFRON/2024 

Niniejszym Federacja Stowarzyszeń „Amazonki” z siedzibą w Poznaniu przy ul. Piastowskiej 38, dalej zwana ZAMAWIAJĄCYM zaprasza Państwa do składania ofert na realizację następującego zamówienia:

Zamawiający: 

Federacja Stowarzyszeń „Amazonki”

ul.  Piastowska 38, 61-556 Poznań

Tel. 61 8333 665

KRS 0000027259 

NIP: 783-15-57-140

Regon: 634240041

Adres strony internetowej: https://www.amazonkifederacja.pl/

Email: amazonki@amazonki.poznan.pl

Status organizacji pożytku publicznego: TAK

Zamawiający nie jest płatnikiem VAT 

Tytuł projektu:  „ARTYSTYCZNY ŚWIAT AMAZONEK”.

Projekt jest realizowany w ramach zadań zlecanych, dofinansowanych ze środków PFRON.

Tryb wyboru oferty: Postępowanie prowadzone jest w trybie oceny i porównania ofert zgodnie z zasadą konkurencyjności, opisaną w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności kosztów w ramach art. 36 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych.

Harmonogram postępowania: 

Dnia 29.04.2024 – zaproszenie do składania ofert. 

Dnia 10.05.2024 godzina 23:59:59 – data zakończenia składania ofert –  liczy się data wpływu na skrzynkę mailową (iza.dolata@amazonki.poznan.pl). 

Dnia 13.05.2024 – ogłoszenie decyzji o wyborze oferty. 

Zapytanie zostanie udostępnione również na stronie http://amazonkifederacja.pl/

O wynikach zostaną poinformowani mailowo wszyscy Oferenci.

1. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA                                                                                                                Przedmiot zamówienia

Przedmiotem zamówienia  jest zakup usług pobytowych: hotelarskich, restauracyjnych i cateringowych celem zapewnienia zakwaterowania i wyżywienia uczestników i kadry oraz nieodpłatne zapewnienie zaplecza lokalowego i organizacyjnego do zrealizowania warsztatów artystycznych dla Amazonek.

Powyższe usługi są niezbędne do realizacji imprez o charakterze artystyczno – integracyjnym: 4 plenery artystyczne dla Amazonek.

Dopuszcza się dzielenie zamówienia – oferty muszą zostać złożone na realizację pojedynczych imprez – na każdą imprezę należy złożyć odrębną ofertę. Oferty dotyczące więcej niż jednej imprezy nie będą rozpatrywane. Jeden Oferent może złożyć więcej niż jedną ofertę. Zamawiający zastrzega sobie możliwość wyboru więcej niż jednego wykonawcy. Listy rankingowe złożonych ofert zostaną sporządzone dla każdej imprezy osobno.

Nie dopuszcza się wyboru ofert podmiotów pośrednio zlecających usługi będące przedmiotem niniejszego zamówienia innym podmiotom, podmiot składający swoją ofertę powinien być dysponentem odpowiedniej bazy pobytowo-warsztatowej, której ta oferta dotyczy – warunek ten będzie weryfikowany przez Komisję Konkursową na etapie wyboru ofert. Oferty złożone przez podmioty będące pośrednikami, nie będą rozpatrywane.

OPIS IMPREZ, KTÓRYCH DOTYCZY ZAMÓWIENIE:

Plener artystyczny dla Amazonek: 

1. Założono przeprowadzenie 4 imprez tego typu po 56 osób (50 uczestników + 6 osób kadry) każda. Uczestnikami imprez są osoby z niepełnosprawnością. 
2. Przewidziano w ramach jednego terminu pleneru 6 dni pobytowych z 5 noclegami (przyjazd w godzinach południowych pierwszego dnia, 5 noclegów, wyjazd w godzinach wczesno popołudniowych 6 dnia) oraz wyżywieniem: obiad i kolacja pierwszego dnia; trzy posiłki (śniadanie, obiad, kolacja) i przerwa kawowa każdego pełnego dnia pobytu oraz śniadanie i obiad ostatniego dnia. Założono organizację spotkania integracyjnego przy muzyce w ramach kolacji drugiego dnia w formie ogniska/grilla/lub innej zaproponowanej przez oferenta. 
3. Założono realizację działań w ośrodkach pobytowych szkoleniowo-rekreacyjnych dysponujących dużym obszarem terenu naturalnego wokół, zadrzewionym, zielonym w bezpośrednim sąsiedztwie obiektu (gdzie będą realizowane zajęcia artystyczne, np. malarstwa, z miejscem na swobodne rozstawienie 15 sztalug, lub 4 stanowisk roboczych dla 15 osób każde, w dużych odstępach zapewniających swobodną pracę, ciszę i skupienie) oraz możliwość aranżacji stanowisk pracy zajęciowej na wolnym powietrzu na terenie obiektu (np. wystawienie stołów i krzeseł do pracy na wolnym powietrzu) – brak dysponowania wyżej opisaną przestrzenią zieloną spowoduje odrzucenie oferty. 
4. Założono, że ośrodki te muszą posiadać i udostępnić nieodpłatnie wolną przestrzeń w budynku (np. salki szkoleniowe) mogącą swobodnie pomieścić 4 grupy po max. 15 osób każda wraz ze stanowiskami roboczymi do prac warsztatowych pod zadaszeniem w razie braku pogody, lub jej gwałtownej zmiany – pomieszczenia te muszą być dobrze wentylowane, na tyle przestronna aby zespoły robocze mogły komfortowo i swobodnie jednocześnie pracować oraz muszą być dostępne przez cały okres pobytu – brak dysponowania wyżej opisaną przestrzenią roboczą wewnątrz budynku spowoduje odrzucenie oferty.  
5. Baza noclegowa, sale robocze oraz pomieszczenia, gdzie będą serwowane posiłki muszą znajdować się w tym samym kompleksie/zespole budynków aby możliwe było swobodne i szybkie przemieszczanie się pomiędzy nimi – brak spełnienia tego warunku spowoduje odrzucenie oferty.  
6. Budynki, w których będą zakwaterowane uczestniczki oraz odbywać się będą zajęcia nie mogą znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie ruchliwych ulic i głównych dróg, muszą być od nich daleko sytuowane, oddzielone terenem zielonym i zadrzewionym, tak aby ruch uliczny nie był widoczny i aby nie stanowił czynnika rozpraszającego i utrudniającego prace warsztatowe wymagające skupienia i koncentracji – brak spełnienia tego warunku spowoduje odrzucenie oferty.  
7. Założono, że obiekty, w których realizowane będą warsztaty powinny być lokowane na terenach rekreacyjnych, plenerowych o ukształtowaniu terenu i infrastrukturze odpowiednich aby uczestniczki mogły wieczorami aktywizować się fizycznie i relaksować po dniach pełnych pracy, np. spacery, marsze z kijami nordic walking – spełnienie tego warunku będzie odpowiednio punktowane.   
8. Obiekty, w których zakwaterowane będą uczestniczki powinny posiadać dostępne windy, lub uczestniczki muszą zostać zakwaterowane na poziomie parteru lub pierwszego piętra – spełnienie tego warunku będzie odpowiednio punktowane. 
9. Oferenci składający oferty muszą uwzględnić opisany powyżej charakter realizowanych działań artystycznych, twórczych i wyrazić zgodę na ich realizację na terenie swoich obiektów zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz zabudowań oraz terenu przyległego do budynku – nie wyrażenie takiej zgody powoduje, że oferta nie będzie rozpatrywana. 
10. Oferenci składający oferty muszą wyrazić zgodę na oznakowanie i eksponowanie logotypów i informacji o projekcie w pomieszczeniach i obiektach gdzie będą realizowane działania (banery, karty informacyjne, kartki przylepiane na ścianach z logo PFRON, logo RP, logo Federacji) oraz Oferenci muszą wyrazić zgodę na dokumentowanie prowadzonych przez Zamawiającego działań, w szczególności na fotografowanie i filmowanie na terenie obiektów należących do Oferenta, gdzie prowadzone będą działania w ramach imprez – nie wyrażenie takiej zgody powoduje, że oferta nie będzie rozpatrywana. 
11. Obiekty, w których realizowane będą imprezy powinny dysponować bezpośrednio przyległym własnym parkingiem, na którym swobodnie może zaparkować autokar dowożący uczestniczki wraz ze sprzętem do realizacji działań artystycznych, parking który umożliwi swobodne, spokojne i bezkolizyjne wysiadanie/wsiadanie uczestniczek i rozpakowanie/zapakowanie bagaży oraz sprzętu – spełnienie tego warunku będzie odpowiednio punktowane.    

Wszystkie powyżej opisane wymagania będą odpowiednio punktowane zgodnie z kryteriami oceny oferty. Komisja zastrzega sobie także prawo do weryfikowania przedstawionych przez oferentów informacji na podstawie informacji internetowych ogólnie dostępnych, strony oferenta oraz Google Maps, a także zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia ewentualnej wizji lokalnej obiektów oferenta. Komisja Ofertowa zastrzega sobie prawo do negocjowania ceny z oferentami.

Informacje dodatkowe: 

1. Śniadanie zostanie zorganizowane w postaci „szwedzkiego stołu” wraz z gorącymi napojami kawa, herbata czarna, herbaty smakowe, z dodatkami: mleko/śmietanka, cukier oraz wodą mineralną i sokiem, przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich/wegańskich). 
2. Każdy obiad składać się ma z dwóch dań i soku oraz wody mineralnej. Posiłki będą takie same dla wszystkich uczestników przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich/wegańskich). 
3. Kolacja zostanie zorganizowana w postaci „szwedzkiego stołu” składać się ma z dania ciepłego, zimnych przekąsek, gorącego napoju (kawa i herbata), wody mineralnej oraz soku przy zastrzeżeniu konieczności podania posiłków bezmięsnych (wegetariańskich/wegańskich).
4. Przerwa kawowa ma być w formie serwisu stałego dostępnego bez ograniczeń w każdy pełny dzień pobytu (od rozpoczęcia do zakończenia zajęć), składać się ma z gorących napojów (kawa, herbata czarna, herbaty smakowe), z dodatkami: mleko/śmietanka, cukier oraz wody mineralnej z cytryną i miętą oraz wody mineralnej bez dodatków. 
5. Liczba dni serwisów kawowych – 4 dni (drugi, trzeci, czwarty, piąty – pełne dni pobytu). 
6. Harmonogram godzinowy posiłków i serwisów kawowych zostanie uzgodniony z Zamawiającym i podporządkowany będzie pod wymagania Zamawiającego. 
7. Menu poszczególnych posiłków ustala Wykonawca z zastrzeżeniem punktów a) do f), przy akceptacji Zamawiającego.

Oferent jest zobowiązany dopuszczać możliwość zmiany daty dostawy usługi pobytowej w ramach przedstawianego harmonogramu imprez na wniosek Zamawiającego bez obciążania Zamawiającego dodatkowymi kosztami. Informacja o zmianie terminu zostanie przekazana Oferentowi najpóźniej na 7 dni przed planowanym pierwotnie terminem rozpoczęcia imprezy. W takim przypadku Oferent o nowym terminie imprezy poinformowany zostanie najpóźniej na 7 dni przed jej rozpoczęciem. 

 

Zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z części zamówionych usług (zgodnie z ilością uczestników imprez, którzy nie wyrażą chęci/zgody przyjazdu na imprezę we wskazanej lokalizacji), w związku z powyższym Zamawiający zastrzega, iż zapłata nastąpi jedynie za faktycznie wykorzystane noclegi i wyżywienie.   Zamawiający zastrzega sobie prawo do zwiększenia grupy pobytowej o maksymalnie 5 osób więcej z zachowaniem 7 dniowego terminu powiadomienia Oferenta o takiej konieczności. 

Określenie warunków istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia, o ile przewiduje się możliwość zmiany takiej umowy Z uwagi na charakter projektu Zamawiający przewiduje możliwość rezygnacji z wykonania części usługi noclegowej i cateringowej oraz wynajmu sali – w sytuacji braku możliwości zrekrutowania uczestników chętnych do udziału w szkoleniu. Określone w zamówieniu ilości wykonywanych usług są ilościami szacunkowymi i mogą ulec zmianie. 

Przewidywane terminy i miejsca realizacji imprez: 

1. Plener artystyczny nr 1 – w dniach 9-14 czerwca 2024 r.; Wągrowiec, województwo wielkopolskie, 
2. Plener artystyczny nr 2 – w dniach 1-6 września 2024 r.; Wągrowiec, województwo wielkopolskie, 
3. Plener artystyczny nr 3 – w dniach 18-23 września 2024 r.; Łężeczki, województwo wielkopolskie, 
4. Plener artystyczny nr 4 – w dniach 10-15 października 2024 r.; Sieraków, województwo wielkopolskie,  Sporządzenie oferty:

Oferta musi zostać sporządzona na Formularzu Oferty – zał. nr 1 do niniejszego Zapytania Ofertowego; wszystkie elementy Formularza Oferty muszą zostać wypełnione. Jeśli Oferent chce złożyć oferty na realizację więcej niż jednej imprezy, to dla każdego terminu należy sporządzić odrębną ofertę.

W ofercie należy podać:

1. Nazwa i termin imprezy, której dotyczy oferta.
2. Koszt zakwaterowania i wyżywienia.
3. Spełnienie kryteriów obowiązkowych: kryteria, których spełnienie jest obowiązkowe aby oferta została rozpatrywana.
4. Kryteria dodatkowe: kryteria, których spełnienie jest dodatkowo punktowane.
5. Zgody, których wyrażenie jest konieczne aby oferta była rozpatrywana.
6. Deklaracja, czy Oferent jest dysponentem bazy pobytowo-warsztatowej, której ta oferta dotyczy.

Razem z ofertą należy obowiązkowo złożyć zał. nr 2 – Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych, oferty bez zał. nr 2 nie będą rozpatrywane.

informacje o wykluczeniu

Zamówienie nie może zostać udzielone podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo ze Zleceniobiorcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zleceniobiorcy lub osobami wykonującymi w imieniu Zleceniobiorcy czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, w szczególności poprzez:

1. uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji;
3. pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Potencjalny wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych. W związku z powyższym Oferent jest zobowiązany do popisania stosownego oświadczenia, określonego w załączniku nr 2 do zapytania ofertowego. Oferenci, którzy nie podpiszą ww. oświadczenia zostaną odrzuceni.

1. KRYTERIA OCENY OFERTY

Zostaną sporządzone osobne listy wyboru oferty dla każdego z terminów realizacji imprez – plenerów:

1. Plener artystyczny nr 1 – w dniach 9-14 czerwca 2024 r.; 
2. Plener artystyczny nr 2 – w dniach 1-6 września 2024 r.; 
3. Plener artystyczny nr 3 – w dniach 18-23 września 2024 r.; 
4. Plener artystyczny nr 4 – w dniach 10-15 października 2024 r.; 

Ocenę złożonych ofert przeprowadzi Komisja Konkursowa Ofert  składająca się z przynajmniej 3 osób, w której skład wejdą osoby reprezentujące Zarząd Zamawiającego lub/i personel realizujący zadanie.

Kryteria oceny oferty oraz informacje na temat wag punktowych przypisanych do poszczególnych kryteriów oceny oferty:

II.1 KRYTERIA OCENY OFERTY NA REALIZACJĘ PLENERU ARTYSTYCZNEGO 

1. Cena: 0–70 pkt, 

 

Kryterium Cena (C) będzie oceniane w wyniku porównania najniższej ofertowanej ceny (Cmin) z ceną podaną w ocenianej ofercie (Coof), tj:   

C = Cmin / Coof x 70 pkt 

 

Cena w ofercie musi być podana w walucie polskiej i być ceną brutto, tzn. obejmować wszystkie należne podatki, obciążenia i koszty. Oferent może uzyskać maksymalnie 70 pkt.  

Kryteria obowiązkowe: kryteria, których spełnienie jest obowiązkowe aby oferta została rozpatrywana

Nazwa kryterium	TAK/NIE
Założono realizację działań w ośrodkach pobytowych szkoleniowo-rekreacyjnych dysponujących dużym obszarem terenu naturalnego wokół, zadrzewionym, zielonym w bezpośrednim sąsiedztwie obiektu (gdzie będą realizowane zajęcia artystyczne, np. malarstwa, z miejscem na swobodne rozstawienie 15 sztalug, lub 4 stanowisk roboczych dla 15 osób każde, w dużych odstępach zapewniających swobodną pracę, ciszę i skupienie) oraz możliwość aranżacji stanowisk pracy zajęciowej na wolnym powietrzu na terenie obiektu (np. wystawienie stołów i krzeseł do pracy na wolnym powietrzu)
Założono, że ośrodki te muszą posiadać i udostępnić nieodpłatnie wolną przestrzeń w budynku (np. salki szkoleniowe) mogącą swobodnie pomieścić 4 grupy po max. 15 osób każda wraz ze stanowiskami roboczymi do prac warsztatowych pod zadaszeniem w razie braku pogody, lub jej gwałtownej zmiany – pomieszczenia te muszą być dobrze wentylowane, na tyle przestronna aby zespoły robocze mogły komfortowo i swobodnie jednocześnie pracować oraz muszą być dostępne przez cały okres pobytu
Baza noclegowa, sale robocze oraz pomieszczenia, gdzie będą serwowane posiłki muszą znajdować się w tym samym kompleksie/zespole budynków aby możliwe było swobodne i szybkie przemieszczanie się pomiędzy nimi
Budynki, w których będą zakwaterowane uczestniczki oraz odbywać się będą zajęcia nie mogą znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie ruchliwych ulic i głównych dróg, muszą być od nich daleko sytuowane, oddzielone terenem zielonym i zadrzewionym, tak aby ruch uliczny nie był widoczny i aby nie stanowił czynnika rozpraszającego i utrudniającego prace warsztatowe wymagające skupienia i koncentracji

Zaznaczenie którejkolwiek odpowiedzi „NIE” spowoduje odrzucenie oferty.

Kryteria dodatkowe: kryteria, których spełnienie jest dodatkowo punktowane 

Nazwa kryterium

Założono, że obiekty, w których realizowane będą warsztaty powinny być lokowane na terenach rekreacyjnych, plenerowych o ukształtowaniu terenu i infrastrukturze odpowiednich aby uczestniczki mogły wieczorami aktywizować się fizycznie i relaksować po dniach pełnych pracy, np. spacery, marsze z kijami nordic walking – punktowane max. 10 pkt.

Obiekty, w których zakwaterowane będą uczestniczki powinny posiadać dostępne windy, lub uczestniczki muszą zostać zakwaterowane na poziomie parteru lub pierwszego piętra – punktowane max. 10 pkt.

Obiekty, w których realizowane będą imprezy powinny dysponować bezpośrednio przyległym własnym parkingiem, na którym swobodnie może zaparkować autokar dowożący uczestniczki wraz ze sprzętem do realizacji działań artystycznych, parking który umożliwi swobodne, spokojne i bezkolizyjne wysiadanie/wsiadanie uczestniczek i rozpakowanie/zapakowanie bagaży oraz sprzętu – punktowane max. 10 pkt.

W ramach tego kryterium możliwe jest otrzymanie max. 30 pkt.

Zgody, których wyrażenie jest konieczne aby oferta była rozpatrywana 

Nazwa kryterium	TAK/NIE
Oferenci składający oferty muszą uwzględnić opisany powyżej charakter realizowanych działań artystycznych, twórczych i wyrazić zgodę na ich realizację na terenie swoich obiektów zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz zabudowań oraz terenu przyległego do budynku
Oferenci składający oferty muszą wyrazić zgodę na oznakowanie i eksponowanie logotypów i informacji o projekcie w pomieszczeniach i obiektach gdzie będą realizowane działania (banery, karty informacyjne, kartki przylepiane na ścianach z logo PFRON, logo RP, logo Federacji) oraz Oferenci muszą wyrazić zgodę na dokumentowanie prowadzonych przez Zamawiającego działań, w szczególności na fotografowanie i filmowanie na terenie obiektów należących do Oferenta, gdzie prowadzone będą działania w ramach imprez.

Zaznaczenie którejkolwiek odpowiedzi „NIE” spowoduje odrzucenie oferty.

Deklaracja: 

• Oferent jest dysponentem bazy pobytowo-warsztatowej, której ta oferta dotyczy: TAK / NIE – zaznaczenie odpowiedzi „NIE” spowoduje odrzucenie oferty.

Komisja zastrzega sobie prawo do weryfikowania przedstawionych przez oferentów informacji na podstawie informacji internetowych ogólnie dostępnych, strony oferenta oraz Google Maps, a także zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia ewentualnej wizji lokalnej obiektów Oferenta.

Maksymalna ilość punktów ogółem oferty wynosi: 100 pkt.

OCENA I WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY 

1. Ocena ofert planowana jest w terminie 11 maja 2024 r. Następnie w dniu 13 maja 2024 r. zostanie ogłoszony wybór najkorzystniejszych ofert na stronie internetowej http://amazonkifederacja.pl/ .
2. Oferentów, których oferty zostały wybrane do realizacji poinformujemy poprzez e-mail i zaproszenie do podpisania umowy w terminie do 14 maja 2024 r.
3. Dla każdego terminu imprezy zostaną sporządzone osobne listy rankingowe wyboru ofert uznanych za ważne na realizację plenerów dla tych terminów.
4. Termin ogłoszenia wyboru ofert może zostać przełożony, o czym oferenci zostaną powiadomieni za pośrednictwem strony internetowej Zamawiającego. 
5. Oferent przed upływem terminu złożenia oferty może zmienić lub wycofać swoją ofertę składając pisemne oświadczenie. Oferta wycofana nie będzie rozpatrywana.  
6. W toku oceny ofert Zamawiający może żądać od oferenta wyjaśnień dotyczących złożonej oferty. 
7. Zamawiający zastrzega sobie możliwość prowadzenia dalszych negocjacji z wybranymi oferentami, także cenowych w przypadku złożenia oferty na cenę wyższą niż przewidziana w budżecie projektu. 
8. Ocenie merytorycznej podlegają tylko oferty spełniające kryteria formalno-merytoryczne. W przypadku braku załączonych do oferty Wykonawcy wymaganych niniejszym zapytaniem ofertowym dokumentów, Zamawiający ofertę odrzuca.                                                                                                                                                            DODATKOWE INFORMACJE 

1. 1. W ramach zamówienia nie ma możliwości składania ofert wariantowych.  
   2. W przypadku, gdy Zamawiający uzna, iż wycena oferty zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia, Zamawiający zwróci się do Wykonawcy z wnioskiem o wyjaśnienie w wyznaczonym terminie. Cenę uznaje się za rażąco niską, jeżeli jest niższa o co najmniej 30% od szacowanej wartości zamówienia lub średniej arytmetycznej cen wszystkich złożonych ofert. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy, który nie złożył wyjaśnień lub jeżeli dokonana ocena wyjaśnień wraz z dostarczonymi dowodami potwierdza, że oferta zawiera rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia. 
   3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyny. 
   4. Każdy Oferent /Wykonawca, w ofercie podaje CENĘ BRUTTO, tj. zawierającą pełny koszt ponoszony przez Zamawiającego. Jednocześnie Zamawiający podkreśla, iż nie jest płatnikiem podatku VAT. Wszelkie rozliczenia między Zamawiającym a Wykonawcą dokonywane będą w złotych polskich.  
   5. Zapłata za zrealizowaną usługę nastąpi na podstawie sporządzonej przez Wykonawcę faktury, maksymalnie w terminie 14 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu faktury, z takim zastrzeżeniem, że wystawienie faktury nastąpi po podpisaniu protokołu odbioru dokumentującego zakończenie realizacji przedmiotu danego zamówienia.  
   6. Zamawiający przewiduje karę umowną w wysokości do 100% łącznego wynagrodzenia Wykonawcy – w przypadku gdy Wykonawca zrealizuje zlecenie w sposób niezgodny z postanowieniami umowy oraz bez zachowania należytej staranności w szczególności jakichkolwiek nieuzasadnionych opóźnień w informowaniu o zaistniałych problemach.  
   7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do dochodzenia odszkodowania przez Zamawiającego do wysokości faktycznych strat jakie poniósł Zamawiający na skutek działania lub zaniechania Wykonawcy oraz pokrycia wszelkich kosztów poniesionych przez Zamawiającego w związku z przygotowaniem zajęć w innym terminie.  
   8. Zamawiający zastrzega sobie możliwość niezwłocznego odstąpienia od umowy przez Zamawiającego w przypadku naruszenia przez Wykonawcę warunków podpisanej umowy, w tym ds. stwierdzenia przez Zamawiającego jakiegokolwiek uchybienia, zmiany, opóźnienia, skracania zajęć i realizacji przedmiotu umowy niezgodnie z przedstawianym przez Zamawiającego harmonogramem, uznania bądź kwestionowania przez PFRON poszczególnych wydatków związanych z realizacją imprez, w tym zadań, bądź ich części za niekwalifikowane z uwagi na uchybienia Wykonawcy w trakcie realizacji przedmiotu umowy. 
   9. Niniejsze zapytanie ofertowe nie jest zamówieniem i otrzymane od Oferentów oferty nie powodują powstania żadnych zobowiązań wobec stron.                                                                                                              TRYB SKŁADANIA OFERT ORAZ POWIADAMIANIA OFERENTÓW O WYNIKACH PROWADZONEGO POSTĘPOWANIA W SPRAWIE ZAMÓWIENIA

1. Oferta powinna być podpisana czytelnie przez osobę (osoby) upoważnione do występowania w imieniu Oferenta/Wykonawcy. 
2. Zamawiający wybierze ofertę cenową odpowiadającą wszystkim wymogom przedstawionym przez niego dla prawidłowej realizacji zamówienia. 
3. W sprawach dotyczących zapytania informacji udziela biuro projektu w dni robocze od poniedziałku do piątku od godziny 10.00 do 15.00, Tel 668 359 109;
4. Pytania dotyczące zapytania ofertowego można również kierować pisemnie na adres mailowy: iza.dolata@amazonki.poznan.pl  
5. Ofertę, kompletną wraz z załącznikami, opatrzoną podpisami i pieczęcią Oferenta/Wykonawcy, należy złożyć wyłącznie w formie elektronicznej drogą mailową na adres: iza.dolata@amazonki.poznan.pl, za ważne będą uznane wyłącznie oferty złożone w formancie PDF. 
6. Termin składania ofert: od dnia 29 kwietnia 2024 r. do dnia 10 maja 2024 r. do godz. 23:59, decyduje data wpływu na skrzynkę mailową iza.dolata@amazonki.poznan.pl .
7. Oferty złożone po terminie składania ofert podanym powyżej nie będą brane pod uwagę przy wyborze oferty najkorzystniejszej. 
8. Oferent/Wykonawca może wprowadzić zmiany lub wycofać złożoną ofertę przed upływem terminu składania ofert. 
9. Wykonawca związany jest ofertą do dnia 31 maja 2024 r.
10. O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani 13 maja 2024 r. poprzez upublicznienie wyniku postępowania ofertowego na stronie internetowej Federacji Stowarzyszeń „Amazonki” https://www.amazonkifederacja.pl/ . 
11. W umowie z Wykonawcą Zamawiający zastrzeże karę umowną na wypadek niewykonania lub niewłaściwego wykonania przez Wykonawcę zobowiązania w wysokości 30% wartości usługi. 
12. Oferent ponosi pełne ryzyko w związku z doręczeniem oferty. 
13. Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i dostarczeniem oferty obciążają Oferenta. 
14. Zamawiający przewiduje możliwość kontaktu i/lub spotkania z wybranymi Oferentami w celu uzyskania dodatkowych informacji lub przeprowadzenia negocjacji cenowych. 
15. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: 

– swobodnej weryfikacji ofert, 

– unieważnienia procedury ofertowej bez podania przyczyny.

Załącznik nr 1 do Zapytania ofertowego nr 1/Artystyst./PFRON/2024 z dnia 29 kwietnia 2024 r.

do pobrania tutaj zał. nr 1 – Formularz oferty – Plener artystyczny zwykły (1)

FORMULARZ OFERTY – dotyczy imprezy typu: PLENER ARTYSTYCZNY

Nazwa i termin imprezy: ………………………………………………………………………………………………………………

                                                     Nazwa i termin imprezy, którego dotyczy oferta (zgodnie z zapytaniem ofertowym)

W odpowiedzi na Zapytanie Ofertowe nr 1/Artystyst./PFRON/2024 z dnia 29 kwietnia 2024 r. dotyczące przedmiotu zamówienia: 

Przedmiotem zamówienia  jest zakup usług pobytowych: hotelarskich, restauracyjnych i cateringowych celem zapewnienia zakwaterowania i wyżywienia uczestników oraz nieodpłatne zapewnienie zaplecza lokalowego i organizacyjnego do zrealizowania warsztatów artystycznych dla Amazonek w ramach projektu pn. „ARTYSTYCZNY ŚWIAT AMAZONEK”.

składam niniejszą ofertę.

W imieniu  .……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…………………………………………………………………………………………………………………………….

Nazwa i adres Oferenta, e-mail, NIP, REGON

oświadczam, że zapoznałam/łem się z warunkami Zapytania Ofertowego nr 1/Artystyst./PFRON/2024 z dnia 29 kwietnia 2024 r. i oświadczam, że spełniam warunki w nim zawarte oraz deklaruję rzetelnie i poprawnie wypełniać dokumentację przewidzianą w celu prawidłowej realizacji zadania.  

Składam następującą ofertę realizacji zamówienia: 

1.Usługi

Koszt zakwaterowania i wyżywienia obejmuje: nocleg, śniadanie, obiad i kolację oraz przerwę kawową (drugiego, trzeciego, czwartego, piątego dnia pobytu) w postaci napojów: herbata, kawa + mleko do kawy, woda i soki dostępne bez ograniczenia przez cały czas trwania zajęć. Zakwaterowanie uczestników w pokojach dwu – max. trzyosobowych, zakwaterowanie kadry w pokojach max dwuosobowych lub jednoosobowych.	Kwota brutto PLN
Cena za osobodzień (koszt pobytu 1 osoby za 1 nocleg) brutto PLN
Cena za osobę za pięć nocy brutto PLN
Iloczyn: ceny za osobę za pięć nocy i ilości osób brutto PLN

2.Kryteria obowiązkowe: kryteria, których spełnienie jest obowiązkowe aby oferta została rozpatrywana

Nazwa kryterium	Spełnienie kryterium – TAK	Niespełnienie kryterium – NIE
Założono realizację działań w ośrodkach pobytowych szkoleniowo-rekreacyjnych dysponujących dużym obszarem terenu naturalnego wokół, zadrzewionym, zielonym w bezpośrednim sąsiedztwie obiektu (gdzie będą realizowane zajęcia artystyczne, np. malarstwa, z miejscem na swobodne rozstawienie 15 sztalug, lub 4 stanowisk roboczych dla 15 osób każde, w dużych odstępach zapewniających swobodną pracę, ciszę i skupienie) oraz możliwość aranżacji stanowisk pracy zajęciowej na wolnym powietrzu na terenie obiektu (np. wystawienie stołów i krzeseł do pracy na wolnym powietrzu)
Założono, że ośrodki te muszą posiadać i udostępnić nieodpłatnie wolną przestrzeń w budynku (np. salki szkoleniowe) mogącą swobodnie pomieścić 4 grupy po max. 15 osób każda wraz ze stanowiskami roboczymi do prac warsztatowych pod zadaszeniem w razie braku pogody, lub jej gwałtownej zmiany – pomieszczenia te muszą być dobrze wentylowane, na tyle przestronna aby zespoły robocze mogły komfortowo i swobodnie jednocześnie pracować oraz muszą być dostępne przez cały okres pobytu
Baza noclegowa, sale robocze oraz pomieszczenia, gdzie będą serwowane posiłki muszą znajdować się w tym samym kompleksie/zespole budynków aby możliwe było swobodne i szybkie przemieszczanie się pomiędzy nimi
Budynki, w których będą zakwaterowane uczestniczki oraz odbywać się będą zajęcia nie mogą znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie ruchliwych ulic i głównych dróg, muszą być od nich daleko sytuowane, oddzielone terenem zielonym i zadrzewionym, tak aby ruch uliczny nie był widoczny i aby nie stanowił czynnika rozpraszającego i utrudniającego prace warsztatowe wymagające skupienia i koncentracji

 

3.Kryteria dodatkowe: kryteria, których spełnienie jest dodatkowo punktowane

Nazwa kryterium	Spełnienie kryterium – TAK	Niespełnienie kryterium – NIE
Założono, że obiekty, w których realizowane będą warsztaty powinny być lokowane na terenach rekreacyjnych, plenerowych o ukształtowaniu terenu i infrastrukturze odpowiednich aby uczestniczki mogły wieczorami aktywizować się fizycznie i relaksować po dniach pełnych pracy, np. spacery, marsze z kijami nordic walking – punktowane max. 10 pkt.
Obiekty, w których zakwaterowane będą uczestniczki powinny posiadać dostępne windy, lub uczestniczki muszą zostać zakwaterowane na poziomie parteru lub pierwszego piętra – punktowane max. 10 pkt.
Obiekty, w których realizowane będą imprezy powinny dysponować bezpośrednio przyległym własnym parkingiem, na którym swobodnie może zaparkować autokar dowożący uczestniczki wraz ze sprzętem do realizacji działań artystycznych, parking który umożliwi swobodne, spokojne i bezkolizyjne wysiadanie/wsiadanie uczestniczek i rozpakowanie/zapakowanie bagaży oraz sprzętu – punktowane max. 10 pkt.

 

4.Zgody, których wyrażenie jest konieczne aby oferta była rozpatrywana

Nazwa kryterium	Spełnienie kryterium – TAK	Niespełnienie kryterium – NIE
Oferenci składający oferty muszą uwzględnić opisany powyżej charakter realizowanych działań artystycznych, twórczych i wyrazić zgodę na ich realizację na terenie swoich obiektów zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz zabudowań oraz terenu przyległego do budynku
Oferenci składający oferty muszą wyrazić zgodę na oznakowanie i eksponowanie logotypów i informacji o projekcie w pomieszczeniach i obiektach gdzie będą realizowane działania (banery, karty informacyjne, kartki przylepiane na ścianach z logo PFRON, logo RP, logo Federacji) oraz Oferenci muszą wyrazić zgodę na dokumentowanie prowadzonych przez Zamawiającego działań, w szczególności na fotografowanie i filmowanie na terenie obiektów należących do Oferenta, gdzie prowadzone będą działania w ramach imprez.

 

5.Deklaracja 

• Oferent jest dysponentem bazy pobytowo-warsztatowej, której ta oferta dotyczy

TAK / NIE – proszę przekreślić niewłaściwe 

Załącznik nr 2 do Zapytania ofertowego nr 1/Artystyst./PFRON/2024 z dnia 29 kwietnia 2024 r.

do pobrania tutaj zał. nr 2 – Oświadcz. o braku powiązań

Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych

Przystępując do realizacji usług pobytowych: hotelarskich, restauracyjnych i cateringowych celem zapewnienia zakwaterowania i wyżywienia uczestników i kadry oraz nieodpłatne zapewnienie zaplecza lokalowego i organizacyjnego do zrealizowania warsztatów artystycznych dla Amazonek (w ramach realizacji projektu pn.: „ARTYSTYCZNY ŚWIAT AMAZONEK”, dofinansowanego przez Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych)  przez Oferenta/Wnioskodawcę: 

(nazwa i adres Wnioskodawcy): …………………………….……………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..,

ja (imię i nazwisko) ………………………………………………………………………………………………………………..

jako osoba upoważniona do reprezentacji Oferenta/Wnioskodawcy, oświadczam, że Oferent/Wnioskodawca spełnia wymóg braku powiązań kapitałowych lub osobowych, tj.:

Oświadczam/y, że nasz podmiot nie jest powiązany osobowo lub kapitałowo ze Zleceniodawcą lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zleceniodawcy lub osobami wykonującymi w imieniu Zleceniodawcy czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy, w szczególności poprzez:

1. uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej;
2. posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji;
3. pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika;
4. pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Podpis osoby/osób upoważnionych do reprezentowania Oferenta/Wnioskodawcy	Data i miejsce